برای بعضی از بیمارستان‌ها کیفیت برگزاری کمیته‌ها آن‌چنان مهم نیست. همین که کمیته برگزار شود برای‌شان کافی است. در کمیته‌های آن بیمارستان‌ها ممکن است کسی را ببینید که خوابش برده باشد؛ یا کسی که از اول تا آخر جلسه، یک کلمه هم نمی‌گوید (البته ممکن است زیر لب به همکاری که کنارش نشسته بگوید موزهای جلسه هفته قبل بهتر بود). یا کمیته‌ای که قرار بوده ساعت 14 ارائه و نیم‌ساعته تمام شود، به دلیل تاخیر ورود اعضای کمیته، بعد از چهل دقیقه هنوز رسما شروع نشده.

قطعا می‌توان حدس زد که خروجی چنین کمیته‌هایی چه خواهد بود. 

معمولا واحد بهبود کیفیت در بیمارستان‌ها مسئول برگزاری کمیته‌ها – از جمله کمیته‌های دارویی – است؛ بنابراین بار اصلی اصلاح فرایندهای معیوب کمیته‌ها بیشتر بر دوش واحد بهبود کیفیت است. داروساز یا مسئول فنی داروخانه بیمارستان هم که معمولا دبیر جلسات کمیته است، باید تلاش خود را برای حل مشکل پرخرج و کم‌خروجی بودن کمیته‌ها انجام دهد.

اینجا به چند راهکار برای بالا بردن کیفیت برگزاری کمیته‌های بیمارستان اشاره می‌کنیم.

شروع و پایان کمیته در ساعت مقرر

اعضای کمیته باید متوجه شوند که کمیته در ساعت اعلام‌شده آغاز می‌شود؛ بنابراین به مرور مشکل تاخیر در شروع کمیته حل می‌شود. 

به‌فرض حل شدن مشکل زمان شروع کمیته‌، گاهی ممکن است کمیته با خاطره‌گویی‌ها و طرح مباحث کم‌مربوط یا نامربوط، بیش از زمانی که برایش در نظر گرفته شده به درازا بکشد. برای اینکه رشته کار از دست دبیر جلسه در نرود، توصیه می‌شود دائم به زمان دقت کنیم و هر گونه انحراف از جدول زمانی را با جدیت تذکر دهیم. 

تلاش برای درگیر کردن اعضا در جلسه

شما قرار نیست متکلم وحده باشید؛ تعریف کمیته (Committee) هم به نوعی همین است.

در صورتی که یک یا چند تن از اعضای کمیته هیچ نظر یا ایده‌ای مطرح نمی‌کنند باید مطمئن شوید که اصلا حضورشان درست هست یا نه. اگر حضورشان ضروری است، اینکه یک یا چند نفر در کمیته باشند و هیچ حرفی نزنند منظره خوبی ندارد؛ در این حالت، یکی از راه‌های مفید برای بالا بردن ارزش کمیته‌ها، این است که از آنان هم در طول کمیته نظر بخواهید و آنان را درگیر کنید. مثلا بپرسید راستی آقای دکتر … این که تعداد این ویال را در استوک بخش کاهش دهیم به نظر شما برای بیماران بخش مشکلی ایجاد نمی‌کند؟

دقت کنید این کار را به شکل افراطی انجام ندهید؛ همین که تمام اعضا کمی در این کمیته نقش داشته باشند کافی است. این‌طور جلسات بعدی را هم با دقت حاضر خواهند شد و حرفی برای گفتن آماده خواهند کرد.

جذاب‌تر کردن محتوای کمیته

همیشه تمام مشکل به اعضا برنمی‌گردد. خیلی اوقات نحوه ارائه کمیته بیش از حد کسل‌کننده است و اعضا ممکمن است به این نتیجه برسند که هر کار دیگری جز خوردن میوه و خواب، اتلاف منابع است. 

پس وظیفه ما – به عنوان داروساز و دبیر جلسه – این است که تا جای ممکن اعضا را جذب حرف‌های خود کنیم. 

اگر فضای جلسه امکانات لازم بصری – مثلا پرده نمایش و لپتاپ – دارد حتما سعی کنید حرف‌هایتان را در قالب اسلاید (پاورپوینت یا پرزی و موارد مشابه) ارائه کنید. استفاده از جداول، عکس‌ها، نمودارها، افکت‌های مناسب تعویض اسلاید و رنگ‌های متنوع می‌تواند به حظ بصری اعضا کمک کند.

تلاش برای داشتن خروجی مفید

تا اینجا جلسه سر ساعت برگزار شده، اعضا در آن مشارکت داشتند، محتوا هم جذاب بوده و قرار هم هست که در موعد مقرر تمام شود؛ اما آیا همین کافی است؟

انتظار ما از برگزاری کمیته‌های دارویی این است که منجر به بهبود کیفیت امور شود. بنابراین باید ابتدا مشکلات موجود را با پرس‌وجو و به شکل میدانی کشف کنیم، برای راه حل‌شان فکر کنیم و بعد در کمیته‌ها نظر سایر اعضا را هم جویا شویم و در نهایت به یک یا چند مصوبه برسیم.

در نهایت باید تلاش کنیم که مصوبات کمیته‌ها اجرا شوند و گزارش درصد پیشرفت آنان را در ابتدای جلسه بعد اعلام کنیم.

توصیه‌های بسیار ارزشمندی هم در سایت متمم در مورد برگزاری جلسات کاری موفق وجود دارد که توصیه می‌کنیم آن را هم مطالعه کنید (+).