چه برای یک سوپرمارکت زیرپله‌ای و چه برای بزرگ‌ترین فروشگاه‌ها و داروخانه‌های بزرگ – و در واقع برای هر فروشگاهی که محصولات متنوعی می‌فروشد – آنالیز ABC ابزاری برای کنترل موجودی و سفارش‌گذاری منطبق بر موجودی انبار است.
این موضوع مخصوصا در داروخانه‌های بیمارستانی و انبارهای دارویی بیمارستان‌ها اهمیت مضاعفی دارد و معمولا پای ثابت کمیته دارو و درمان بیمارستان است. خروجی این آنالیز هم دائما به شکل دوره‌ای توسط بازرسان معاونت غذا و دارو و بازرسان اعتباربخشی چک می‌شود. بنابراین خوب است اینجا آنالیز ABC را در فضای داروخانه و بیمارستان آنالیز کنیم.
هدف از انجام آنالیز ABC
ماهیت آنالیز ABC بر این اصل بنا شده که همه‌ی اقلام و دارایی‌های موجود، به یک اندازه اهمیت ندارند؛ در واقع برخی از آن‌ها بسیار مهم‌ترند و باید بیشتر به آن‌ها توجه شود. شاید اصل پارتو را شنیده باشید که می‌گوید هشتاد درصد بهره‌وری شما حاصل بیست درصد تلاشتان است. اینجا هم تقریبا چنین نگاهی به داروها وجود دارد؛ یعنی بعضی داروها که شاید کمتر از 10 درصد کل داروها را تشکیل دهند، هفتاد درصد ارزش کل موجودی را دارند.
معمولا گفته می‌شد ده درصد اقلام، هفتاد درصد ارزش کل موجودی را دارند (گروه A)، بیست درصد بعدی بیست درصد ارزش را تشکیل می‌دهند (گروه B) و هفتاد درصد باقی‌مانده‌ی اقلام، مجموعا چیزی بیش از ده درصد از ارزش کل موجودی را ایجاد نکرده‌اند (گروه C).
البته طبیعی است که مثلا گروه A لزوما همه جا ده درصد اقلام را شامل نمی‌شود و در هر صنعتی ممکن است این نسبت‌ها متفاوت باشد؛ مثلا درصد تعدادی اقلام در آنالیز ABC دارویی با آنالیز ABC در یک فروشگاه قطعات یدکی خودرو تفاوت دارد. حتی در دو داروخانه، بخش A این آنالیز می‌تواند از نظر تعدادی یکسان یا حتی نزدیک به هم نباشد و لزوما ده درصد اقلام موجودی را تشکیل ندهد.
با این حال، این آنالیز آن‌قدر در میان انبارداران و صاحبان صنایع محبوبیت پیدا کرده که نوعی دیگر از سرواژه‌سازی را هم برای آن به کار می‌برند: Always Better Control (با این آنالیز همیشه کنترل بهتری داری، +)
آنالیز ABC دارویی چطور انجام می‌شود؟
این آنالیز را حداقل هر سه ماه یک بار، ترجیحا یک مرتبه برای داروها و یک مرتبه برای تجهیزات دارویی انجام دهید. برای این آنالیز به داده‌های زیر نیاز دارید:
- قیمت خرید تمام اقلام مربوطه (دارو یا تجهیزات)
- تعداد فروش آن‌ها در یک سال گذشته
سیستم‌های اطلاعاتی بیمارستان‌ها (HIS) معمولا این اطلاعات را به راحتی به شما می‌دهند. سپس یک فایل اکسل آماده کنید که این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- در اولین ستون، نام دارو یا نام تجهیزات قرار می‌گیرد.
- در دومین ستون قیمت خرید هر آیتم اضافه می‌شود. دقت کنید؛ آنالیز ABC کاری به سود شما ندارد و بر مبنای سرمایه‌گذاری شما شکل گرفته است. بنابراین قیمت فروش را لحاظ نمی‌کند؛ بلکه قیمت خرید و تعداد فروش را در نظر می‌گیرد.
- در ستون سوم تعداد فروش سالانه را برای هر قلم وارد کنید. البته می‌توانید هر بازه زمانی دیگری را هم به جای یک سال در نظر بگیرید ولی به‌شکل روتین در آنالیز ABC دارویی، این بازه را یک سال محاسبه می‌کنند.
- در ستون چهارم فایل اکسل، حاصل‌ضرب ستون دوم و سوم قرار می‌گیرد. برای این کار می‌توانید روی اولین خانه ستون چهارم، این فرمول را وارد کنید تا ضرب انجام شود؛ سپس با دو کلیک سریع روی نقطه کوچک پایین آن خانه (یا با کشیدن آن تا پایین) این فرمول را در تمام آن خانه‌ها اجرا کنیم (ردیف‌ها را در این مثال از عدد 2 شروع کردیم با این فرض که ردیف اول را به نام‌گذاری ستون اختصاص می‌دهید؛ همچنین دقت کنید که فرمول را با مساوی شروع کنید):
=B2*C2
- در پایین آخرین خانه ستون چهارم، در یک خانه، حاصل جمع نتایج ستون چهارم را وارد کنید. مثلا اگر اقلام ما از ردیف دو تا ردیف هزار بوده، زیر آخرین خانه این ستون (یعنی خانه D1001) حاصل‌ضرب را به این شکل محاسبه می‌کنیم:
=Sum(D2:D1000)
- در پنجمین ستون، درصد نسبی را محاسبه می‌کنیم. اینکه هر کدام از اقلام چند درصد از حاصل‌جمع مرحله قبل را تشکیل داده‌اند. اگر آن حاصل جمع در خانه D1001 باشد، در پنجمین ستون این فرمول را وارد می‌کنیم ($ را برای این گذاشتیم که وقتی این فرمول را در کل خانه‌ها پیاده می‌کنیم، خانه D1001 ثابت بماند):
=(E2/$D$1001)*100
- در ششمین ستون، قصدمان این است که ارزش نسبی اقلام را به شکل تجمعی درآوریم؛ برای این منظور، خانه F2 دقیقا با عددی که در خانه E2 قرار دارد پر می‌کنیم؛ اما در خانه F3 فرمول زیر را می‌نویسیم و آن را برای خانه‌های زیرین هم با دبل‌کلیک بر نقطه پایین خانه اعمال می‌کنیم:
=E3+F2
- حالا ردیف‌هایی که نتیجه ستون F در آنان تا عدد هفتاد است را به یک رنگ (مثلا سبز) درآورید. این اقلام، قسمت A را در آنالیز ABC تشکیل می‌دهند. اقلامی را که نتیجه‌ای از عدد هفتاد تا عدد نود دارند بخش B را تشکیل می‌دهند؛ می‌توانید آنان را نارنجی کنید. سایر اقلام که تعدادشان به‌مراتب بیشتر است بخش C را تشکیل می‌دهند.
تفسیر آنالیز ABC
اقلامی که در بخش A قرار می‌گیرند از اهمیت بالایی برخوردارند و باید تمام تلاش را کرد که موجودی مشخصی از آنان را همیشه حفظ کرد و در سفارش‌گذاری اقلام این موضوع را لحاظ کرد. بعضی از سیستم‌های HIS خودشان نقطه سفارش هم دارند که می‌توان از نتیجه این آنالیز در تعیین آن نقطه استفاده کرد.
اقلام بخش B هم در درجه دوم اهمیت قرار می‌گیرند ولی اقلام بخش C بهتر است پس از راحت شدن خیالمان از بخش‌های A و B مورد توجه قرار بگیرند.
آنالیز ABC دارویی معمولا هر سه ماه یک بار (هر بار با داده‌های یک سال گذشته) انجام شده و در هر کمیته دارو و درمان ارائه می‌شود. خروجی آن هم لازم است که به اطلاع مسئول انبار و مسئول خرید اقلام برسد.
نقص‌های این آنالیز و راه برطرف کردن این نقص‌ها
برخی اقلام هستند که از لحاظ مالی جزء اقلام پرفروش یا گران‌قیمت نیستند؛ اما برای بیمارستان حیاتی هستند و نمی‌توان انتظار داشت که دچار کمبود شوند.
برای حل این مشکلات چند راهکار پیشنهاد شده‌است؛ از جمله اینکه در کنار آنالیز ABC، آنالیز دیگری هم انجام دهیم که با نام آنالیز VED شناخته می‌شود.
- V (Vital): اقلامی که حیاتی هستند و لازم است تحت هر شرایطی تهیه شوند حتی اگر صرفه اقتصادی آن‌چنانی نداشته باشند. مثلا داروهای ترالی کد.
- E (Essential): اقلام ضروری که برای درمان بسیاری از داروها ضروری هستند؛ مانند آنتی‌بیوتیک‌ها، اسپری‌های استنشاقی یا بسیاری از آمپول‌ها.
- D (Desirable): اقلام مطلوب که بودنشان برای جور بودن جنس لازم است مانند مکمل‌ها و بسیاری از داروهای دیگر.
می‌توان برای رفع برخی نقص‌های آنالیز ABC، از ترکیب آن با این آنالیز استفاده کرد؛ یعنی آنالیز ABC-VED. در این آنالیز ترکیبی، اقلام را به هر دو روش طبقه‌بندی می‌کنند و به هر دارو یک پروفایل مشترک می‌دهند؛ مثلا AV یعنی هم جزء داروهای ارزشمند است و هم حیاتی. در آنالیز ABC-VED اقلامی که جزء گروه‌های AV یا BV یا CV یا AE یا AD باشند جهت تامین و کنترل دائمی موجودی‌شان در اولویت قرار می‌گیرند.
نقص دیگر آنالیز ای بی سی این است که امکان دارد برخی اقلام در حال حاضر جزء دسته B یا C باشند ولی به دلیل نوسانات تولید و کمبودشان در شرکت‌های پخش، فرصت کوتاهی برای خرید آنان وجود داشته باشد و به‌نوعی سهمیه‌بندی شده باشند؛ در این شرایط، تنها توجه به آنالیز ABC ممکن است منجر به از دست دادن فرصت خرید آن کالا شود.
برای حل این مشکل، آنالیز XYZ پیشنهاد شده است. یعنی اگر آنالیز ABC (که سه حرف اول الفبای انگلیسی است) مربوط به لیست کردن داروها بر اساس اهمیت آنان است، آنالیز XYZ از آن سوی الفبا به قضیه نگاه می‌کند و دسترسی خرید اقلام را در نظر می‌گیرد. اینجا هم باز می‌توان به شکل ترکیبی از آنالیز ABC-XYZ استفاده کرد. در این حال، دسته X شامل اقلامی است که به راحتی تامین می‌شوند، فروشنده اقلام دسته Y را با کمی پرس‌وجو می‌توان پیدا کرد و دسته Z اقلامی است که به شکل منظم توزیع نمی‌شوند (+).
طبیعتا محاسبه و اجرای آنالیز ABC_VED_XYZ هم شدنی است. یعنی می‌توان مشخص کرد که یک دارو مثلا AVX یا AVY است و بسیار مهم؛ یا اینکه CDX است و نیاز زیادی به توجه در کنترل موجودی و درخواست خرید ندارد. البته در عمل، معمولا وقت و انرژی زیادی برای آماده کردن چنین آنالیز ترکیبی سنگینی لازم است و اگر واقع‌بینانه نگاه کنیم، اصلا همین که مسئول خرید، هنگام ثبت سفارش به همان آنالیز ABC دارویی هم توجه کند باید کلاهمان را بالا بیندازیم.
در نهایت، باید دقت کرد که ممکن است یک محصول بسیار گران‌قیمت صرفا به دلیل قیمت بالا و نه تعداد فروش خیلی زیاد در سال گذشته، در بخش‌های ابتدایی لیست ارزش تجمعی قرار بگیرد ولی در اصل هزینه‌فرصت بالایی داشته و عملا به یک سرمایه راکد تبدیل شده باشد. اینجا تلاش برای تهیه مجدد و بالاتر بردن تعداد موجودی آن منطقی نیست و ضروری است که اقلام این‌چنینی را با یک بررسی ساده نهایی کشف کرد.
ترتیبی که «داروساز بیمارستانی» برای خواندن مطالب سری «کمیته‌های دارویی بیمارستان» به شما پیشنهاد می‌دهد:
① هر کدام از این افراد در بیمارستان چه کار می‌کنند؟
② چند توصیه برای بهبود کیفیت برگزاری کمیته های بیمارستان
③ معرفی کمیته دارو و درمان بیمارستان